Nhiều vướng mắc trong hoạt động công chứng

Ông Dương Minh Tuấn (bìa trái), Tỉnh ủy viên, Phó Trưởng Đoàn ĐBQH tỉnh kiểm tra hoạt động công chứng tại Phòng Công chứng số 2 (TP. Bà Rịa).

CHƯA TUÂN THỦ NGHIÊM QUY ĐỊNH

Trên địa bàn tỉnh hiện có 20 tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng, gồm 3 Phòng Công chứng (PCC - thuộc Sở Tư pháp) và 17 Văn phòng Công chứng (VPCC - loại hình công ty hợp danh của tư nhân, cung cấp dịch vụ công chứng). Việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng rộng khắp trên địa bàn đã đáp ứng nhu cầu công chứng các quan hệ giao dịch dân sự của người dân. Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra của Sở Tư pháp và giám sát của Đoàn ĐBQH tỉnh gần đây, phát hiện một số VPCC còn sai sót trong hoạt động công chứng. 

Thực tế cho thấy, những sai sót phổ biến của các VPCC hiện nay chủ yếu do chưa tuân thủ nghiêm quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, như: Chưa đóng dấu hồ sơ lưu vào các hợp đồng, hồ sơ lưu chưa đóng dấu đã đối chiếu bản chính; Hợp đồng tặng, cho quyền sử dụng đất còn viết tắt địa danh; Văn bản thỏa thuận phân chia di sản không đúng trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch; Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất thì bên chuyển nhượng, bên nhận chuyển nhượng đã ký, điểm chỉ vào hợp đồng, nhưng phần chứng nhận trong lời chứng của công chứng viên thiếu chứng nhận việc điểm chỉ; Chứng nhận văn bản thỏa thuận phân chia di sản quá hạn theo quy định; Việc sử dụng tên VPCC chưa đúng nội dung của giấy chứng nhận đăng ký hoạt động; Bìa sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký, điểm chỉ lập chưa đúng mẫu quy định; Sai sót khi sửa lỗi kỹ thuật trong các hợp đồng giao dịch...

Người dân thực hiện hợp đồng công chứng chuyển quyền sử dụng đất tại Phòng Công chứng số 2 (TP.Bà Rịa).

Ông Dương Minh Tuấn, Tỉnh ủy viên, Phó Trưởng Đoàn ĐBQH tỉnh cho biết, qua giám sát một số tổ chức công chứng trên địa bàn tỉnh, ghi nhận một số tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng và sai sót của các tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể như: Một số tổ chức công chứng có cơ sở vật chất cũ kỹ, diện tích văn phòng nhỏ; Không niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; Không sử dụng các loại sổ sách theo quy định; Lưu trữ hồ sơ công chứng và mua bảo hiểm cho công chứng viên không đúng quy định; Văn bản công chứng chưa chặt chẽ, còn sai sót về lỗi kỹ thuật; Hồ sơ công chứng còn thiếu giấy tờ liên quan hoặc giấy tờ đã hết hạn; Chưa quy định cụ thể về mức phí công chứng, dẫn đến sự cạnh tranh chưa lành mạnh giữa các tổ chức công chứng; Sự phối hợp giữa các tổ chức công chứng và cơ quan quản lý Nhà nước chưa chặt chẽ, chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn, dẫn đến khó khăn, vướng mắc trong việc cập nhật các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của các tài sản và biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến giao dịch, hợp đồng đã được công chứng… 

NHỮNG BẤT CẬP TỪ THỰC TIỄN

Trong quá trình hoạt động, các PCC và VPCC còn gặp những khó khăn, vướng mắc phát sinh từ thực tế, cần có sự can thiệp, điều chỉnh từ Trung ương. 

Bà Phạm Thị Kim Oanh, Phó Trưởng Phòng Phụ trách PCC số 2 (TP.Bà Rịa) cho biết, qua hoạt động công chứng cho thấy, hiện tượng lừa đảo, tranh chấp liên quan đến đất đai có chiều hướng gia tăng với tính chất tinh vi và phức tạp. Trong khi đó, việc phát hiện giấy tờ giả mạo (giấy CNQSD đất, sở hữu nhà, tài sản có giá trị lớn…) chủ yếu dựa vào kinh nghiệm làm việc, chưa được đào tạo chính thức và có hệ thống. Trên thực tế, vẫn còn xảy ra sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Có trường hợp công chứng viên của PCC từ chối công chứng, nhưng người có yêu cầu công chứng đến VPCC thì vẫn được công chứng.  

Ông Nguyễn Xuân Diệu, Trưởng VPCC Xuyên Mộc (huyện Xuyên Mộc) nêu lên một số ví dụ như, khi công chứng chuyển quyền sử dụng đất, nhà ở trên địa bàn tỉnh, yêu cầu phải có mặt cả vợ và chồng, nếu không có, cả hai sẽ phải lập văn bản xác lập, xác nhận tài sản riêng hoặc ủy quyền, hoặc cung cấp giấy tờ xác nhận độc thân. Trong khi đó, VPCC một số địa phương khác không yêu cầu điều này, nên khi người ở các địa phương khác tới giao dịch đất đai trên địa bàn tỉnh gặp khó khăn trong công chứng vì bị động. Ngoài ra, theo Khoản 3, Điều 191, Luật Đất đai năm 2013 quy định: “Hộ gia đình, cá nhân không trực tiếp sản xuất nông nghiệp không được nhận chuyển nhượng, nhận cho tặng quyền sử dụng đất trồng lúa”. Quy định này đang khiến nhiều người dân rơi vào tình trạng gặp khó vì phải xin giấy xác nhận trực tiếp sản xuất đất nông nghiệp tại địa phương nơi người nhận chuyển nhượng cư trú. Có những trường hợp diện tích trồng lúa rất nhỏ và người xin xác nhận không trực tiếp sản xuất nông nghiệp nên bị từ chối xác nhận. Trong khi đó, nếu không có giấy xác nhận thì yêu cầu công chứng không được chấp nhận.

KHẮC PHỤC HẠN CHẾ

Theo bà Phạm Thị Kim Oanh, cần xây dựng hệ thống phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu thống nhất liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh, giữa tổ chức hành nghề công chứng với cơ quan chuyên môn về lĩnh vực đất đai; xây dựng mạng lưới trao đổi thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh để phát hiện, ngăn chặn kịp thời các trường hợp gian dối, giả mạo giấy tờ khi thực hiện yêu cầu công chứng. “Để phòng ngừa tình trạng công chứng nhầm giấy tờ giả, Sở Tư pháp cần phối hợp với các sở, ngành chức năng để tổ chức những lớp tập huấn nghiệp vụ đào tạo, nâng cao kỹ năng nhận biết giấy tờ giả mạo cho công chứng viên”, bà Phạm Thị Kim Oanh đề nghị.

Còn ông Nguyễn Xuân Diệu kiến nghị: “Quốc hội cần xem xét, điều chỉnh lại quy định tại Khoản 3, Điều 191, Luật Đất đai năm 2013 theo hướng linh hoạt hơn nhằm giải quyết vướng mắc cho người dân. Chẳng hạn, đối với đất bỏ hoang không trồng lúa, diện tích nhỏ hoặc đã có một phần diện tích đất ở rồi, thì miễn yêu cầu giấy xác nhận trực tiếp sản xuất nông nghiệp tại nơi cư trú”.

Ông Phạm Quốc Đăng, Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho biết, qua công tác kiểm tra, Sở Tư pháp đã yêu cầu các PCC và VPCC phải khắc phục, chấn chỉnh ngay những sai sót phổ biến nêu trên trong tổ chức hoạt động của mỗi đơn vị, chấp hành nghiêm quy định pháp luật về công chứng. “Đối với công chứng viên, khi công chứng hợp đồng giao dịch phải tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch để phòng ngừa tranh chấp. Trong việc công chứng các giao dịch liên quan đến đất đai, phải áp dụng và tuân thủ nghiêm Điều 188 Luật Đất đai năm 2013 quy định các quyền của người sử dụng đất”, ông Phạm Quốc Đăng nhấn mạnh.

Bài, ảnh: TRÚC GIANG - MỸ PHƯỢNG