Những quy tắc giúp bạn thành thạo kỹ năng viết email

Email sẽ là bạn đồng hành của bạn trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm và đặc biệt là phát triển sự nghiệp. “Giắt túi” những quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn viết email thuần thục và chuyên nghiệp.

Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu: Tiêu đề sẽ quyết định việc mọi người có mở email đọc ngay hay không, bởi chỉ cần đọc tiêu đề là người nhận đã nắm bắt được phần nào nội dung chính của lá thư.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp: Việc tạo một email một cách chuyên nghiệp hơn cũng là một nguyên tắc quan trọng. Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp. Địa chỉ email nên bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến. Đừng bao giờ sử dụng email bạn đã lập từ thời học trò với những biệt danh quá “teen” như babyboy@..., co_gai_mong_mo@...

Nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All” (Trả lời tất cả): Rất có thể trong công việc, bạn sẽ nhận được những mail được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng, nhớ rằng chẳng một ai (kể cả bạn) muốn nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau. Do vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.

Tận dụng mục chữ ký email (email signature): Chữ ký cuối email là mục không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay. Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên gấp bội khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể, đồng thời người nhận cũng dễ dàng liên lạc ngay khi cần mà không phải tốn thời gian tìm kiếm lại thông tin của bạn.

Tránh những lời chào quá thân mật: Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật theo “văn nói”. Những cụm từ này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng với người nhận. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.

Hạn chế dùng dấu chấm than (!): Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết. Điều này dẫn đến đoạn email trở nên quá “cảm xúc”, đôi khi tạo cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc và thiếu chuyên nghiệp.

Hài hước đúng chỗ: Thường thì những điều dễ khiến ta cảm thấy buồn cười khi nói lại có thể trở nên cợt nhã và không còn hài hước khi được viết ra. Những điều khôi hài khi thiếu “ngôn ngữ cơ thể” có thể mất đi ý nghĩa thật sự của nó, khiến người khác hiểu lầm.

Để ý đến khác biệt văn hóa: Việc không hiểu ý nhau trong công việc thường nảy sinh khi chúng ta không biết rõ về văn hóa, phong cách làm việc giữa các nền văn hóa. Khi viết email, những bất đồng này càng dễ xảy ra. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.

Trả lời tất cả các email: Rất khó để trả lời tất cả các email đã được gửi đến, nhưng hãy cố gắng làm điều đó, kể cả cho những email bị gửi nhầm cho bạn. Nếu thử đặt mình vào vị trí của người gửi nhầm thư, bạn hẳn sẽ thấy cảm kích khi nhận được một email phản hồi rằng mình đã nhầm địa chỉ.

Đọc lại email trước khi gửi: Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thôi, người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp và điều này có thể gây bất lợi cho công việc.

Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email: Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo.

Hạn chế sử dụng thán từ: Tương tự như những câu nói đùa, “thán từ” nhằm biểu diễn cảm xúc có thể làm người nhận hiểu sai ý nghĩa email mà bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như “Tôi muốn có bản báo cáo này ngay liền và lập tức” sẽ khiến người đọc hiểu rằng bạn đang vô cùng giận dữ.

XUÂN HOÀNG (TH)