Cuộc gọi từ phường làm người dân hài lòng

Trong thời gian qua, nhờ áp dụng “Dịch vụ thông báo tình trạng giải quyết hồ sơ qua tin nhắn” và sự đổi mới cung cách làm việc của cán bộ công chức UBND phường 5, nên việc giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho người dân nhanh gọn, kịp thời. Người dân vui vẻ, hài lòng!

Anh Nguyễn Trọng Tuân, công chức văn phòng-thống kê UBND phường 5 gọi điện thoại thông báo hồ sơ đã giải quyết xong cho người dân.

Chứng kiến buổi làm việc tại bộ phận một cửa của UBND phường 5 (TP.Vũng Tàu), chúng tôi ghi nhận những cán bộ ở đây giải quyết TTHC cho người dân rất nhiệt tình. Khi hồ sơ giải quyết xong, họ trực tiếp gọi điện thông báo dân biết. “Alô! Em chào chị. Em là Tuân, làm việc tại bộ phận một cửa của UBND phường 5. Hôm trước chị đến làm hồ sơ về thẻ BHYT, nay bên em đã giải quyết xong, chị vui lòng lên UBND phường nhận hồ sơ” - anh Nguyễn Trọng Tuân, công chức Văn phòng - Thống kê UBND phường 5 gọi điện cho chị Phạm Hồng Thy (542/14/1/1 Trần Phú, TP.Vũng Tàu). Tiếp đó, một cuộc điện thoại gọi đến số 0254 3551028, chị Lê Thị Hồng Hà, công chức Văn phòng-Thống kê bốc máy, chào hỏi, giới thiệu tên, nơi làm việc của mình rồi trao đổi với người đang liên hệ: “Để làm giấy đăng ký kết hôn, anh cần mang theo đầy đủ các loại giấy tờ, gồm: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu cả hai bên; Sổ hộ khẩu hoặc giấy đăng ký tạm trú của cả hai người. Có gì thắc mắc thêm, anh gọi lại số điện thoại này nhé, cảm ơn anh!”. Nhiều người dân sau khi được thông báo đã giải quyết hồ sơ, họ sắp xếp thời gian đến nhận. Số khác, khi được tư vấn về TTHC thì họ chỉ cần đưa hồ sơ đến 1 lần mà không phải băn khoăn là có thiếu giấy tờ gì hay không. Bà Tạ Thị Nguyệt (61/3, Bạch Đằng, TP.Vũng Tàu) đã đến làm TTHC tại bộ phận một cửa UBND phường 5 nói: “Cán bộ thông báo việc giải quyết hồ sơ rất kịp thời, giúp tôi chủ động được thời gian làm việc, không phải chờ lâu”.

Để người dân không phải mất thời gian chờ đợi, đối với hồ sơ về TTHC, nếu giải quyết xong sớm trước ngày quy định, cán bộ bộ phận một cửa sẽ gọi điện mời người dân lên nhận kết quả. Với một số thủ tục hồ sơ không thuộc trong bộ TTHC, không quy định thời gian trả kết quả như: Xác nhận mất điện; xác nhận số nhà cũ, mới; xác nhận đóng thuế; xác nhận gia đình thuộc diện khó khăn để được miễn, giảm học phí cho con…, UBND phường 5 yêu cầu cán bộ bộ phận một cửa giải quyết hồ sơ trong 1-2 ngày, khi xong phải gọi điện thông báo ngay cho người dân biết. “Tôi có thể nhắn tin hoặc gọi điện thoại thông báo hồ sơ đã giải quyết và mời họ lên nhận. Qua một thời gian làm việc, trực tiếp trao đổi qua điện thoại với người dân liên quan đến việc giải quyết TTHC, tôi thấy người dân rất vui vẻ, hài lòng”, anh Nguyễn Trọng Tuân cho biết thêm.

Ông Tạ Kim Toàn, Phó Chủ tịch UBND phường 5 cho biết, từ tháng 5-2018, UBND phường đã triển khai mô hình “Dịch vụ thông báo tình trạng giải quyết hồ sơ qua tin nhắn”. Để người dân trên địa bàn biết rõ hơn về mô hình này, UBND phường 5 đã phổ biến rộng rãi, trực tiếp đến người dân thông qua các cuộc họp khu phố, trên hệ thống loa phát thanh và niêm yết công khai tại trụ sở UBND phường.

Quy trình thực hiện mô hình “Dịch vụ thông báo tình trạng giải quyết hồ sơ qua tin nhắn” theo các bước: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận hồ sơ và thu thập thông tin số điện thoại của người dân, sau khi giải quyết xong hồ sơ chuyển đến tổ tổng đài. Tổ tổng đài (có 4 người) sẽ tổng hợp danh sách, thông báo kết quả đã giải quyết hồ sơ đến từng cá nhân, tổ chức qua tin nhắn hoặc gọi điện thoại.

“Người dân được cán bộ, công chức nói chuyện, tư vấn, hướng dẫn trực tiếp, rõ ràng về các TTHC nên rất hài lòng về cung cách phục vụ của cán bộ, công chức tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của phường. Mô hình này giúp cách giải quyết các TTHC được nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp” - ông Tạ Kim Toàn chia sẻ.

Không chỉ hữu ích với người dân và DN khi đến liên hệ, mô hình “Dịch vụ thông báo tình trạng giải quyết hồ sơ qua tin nhắn” đã giảm từ 80-90% tỷ lệ hồ sơ tồn đọng tại bộ phận một cửa của phường so với trước đây.

Bài, ảnh: THI PHONG