Sáng kiến tiện ích về cải cách hành chính

Tâm huyết với công tác cải cách hành chính, bà Thái Thị Hồng Minh, Phó Chủ tịch UBND phường 1 (TP. Vũng Tàu) đã có sáng kiến giúp cán bộ, công chức (CB, CC) thuận lợi, nhanh chóng khi tra cứu văn bản, thực hiện công việc chuyên môn.

Bà Thái Thị Hồng Minh theo dõi công việc qua chương trình “Tạo liên kết các phần mềm quản lý hiện đang sử dụng tại cơ quan UBND phường 1, kết hợp các trang web ứng dụng tra cứu văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục hành chính online” trên máy vi tính.

SÁNG KIẾN NHIỀU Ý NGHĨA

Thời gian qua, UBND TP. Vũng Tàu và UBND phường 1 đã sử dụng nhiều phần mềm quản lý và chuyên môn như: Phần mềm quản lý văn bản; phần mềm quản lý tài sản công; phần mềm quản lý CB, CC; phần mềm quản lý hộp mail công vụ; phần mềm chấm điểm cải cách hành chính (CCHC); phần mềm Một cửa liên thông… Tuy nhiên, tên miền của các phần mềm này khá dài, khó nhớ, người sử dụng phải mất nhiều thời gian nhập tên đường dẫn (link). 

Bà Thái Thị Hồng Minh cho biết, là cán bộ phụ trách lĩnh vực CCHC và trực tiếp quản lý công chức Bộ phận một cửa phường, bà nhận thấy những điều bất tiện này. Từ đó, bà nảy sinh ý tưởng xây dựng chương trình nhằm liên kết tất cả các link của các phần mềm quản lý trên nhằm tạo tiện ích và hiệu quả trong công việc cho CB, CC, NLĐ. Sau những giờ làm việc, bà Thái Thị Hồng Minh lại tra cứu mạng Internet tìm hiểu kiến thức về cách liên kết các phần mềm. Đồng thời, bà còn nhờ sự hỗ trợ từ nhân viên quản trị mạng của UBND phường để tạo dựng chương trình. Kết quả, sáng kiến “Tạo liên kết các phần mềm quản lý hiện đang sử dụng tại cơ quan UBND phường 1, kết hợp các trang web ứng dụng tra cứu văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục hành chính online” (gọi tắt là chương trình) chính thức ứng dụng tại UBND phường 1 từ đầu năm 2020.

“Khi cài đặt chương trình này, chỉ cần nhấp chuột, chương trình sẽ hiển thị nhiều mục, giúp người dùng dễ tra cứu. Chẳng hạn, khi muốn sử dụng link để thực hiện việc chuyên môn, CB, CC chỉ cần mở chương trình lên, nhấp chuột vào các mục như: Quản lý văn bản, Một cửa điện tử, Đường dây nóng, Quản lý tài sản nhà nước, Chấm điểm CCHC... là link cần tìm kiếm sẽ nhanh chóng hiển thị để làm việc mà không phải đăng nhập các tên miền dài dòng”, bà Minh giải thích.

Sáng kiến này đã tạo thuận lợi cho công chức Bộ phận một cửa UBND phường 1 trong việc xử lý công việc, hồ sơ về các thủ tục hành chính cho người dân đúng hẹn. Bà Vũ Thị Ngọc Trâm, công chức Bộ phận một cửa UBND phường 1 cho biết: “Chương trình này rất tiện ích, giúp tôi tra cứu nhanh các trang web liên quan đến chuyên môn mà không cần mất nhiều thao tác trên máy tính”.

Chương trình còn có nhiều danh mục phong phú như: Công báo Chính phủ, Cổng thông tin điện tử (TTĐT) Bộ Tư pháp, Cổng TTĐT TP. Vũng Tàu, Cải cách hành chính BR-VT. Người dùng chỉ cần nhấp chuột vào các danh mục này là sẽ tự động liên kết đến các trang web liên quan. Nhờ đó, người dùng thuận tiện, nhanh chóng trong việc tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật, các thủ tục hành chính có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Ngoài ra, chương trình còn có các danh mục nhắc nhở hiển thị thời gian hoàn thiện báo cáo hàng tháng, 6 tháng, báo cáo năm để công chức theo dõi, thực hiện công việc đúng kế hoạch, đúng thời gian quy định. Bộ phận văn phòng UBND phường 1 cũng cập nhật sổ theo dõi nghỉ phép của CB, CC, NLĐ và lịch công tác của UBND phường lên chương trình để tiện theo dõi, quản lý.

CẢI THIỆN CHỈ SỐ CCHC

Sáng kiến trên đã giúp CB, CC, NLĐ chủ động, giảm bớt các thao tác không cần thiết gây mất thời gian, giúp nhanh chóng hơn trong quá trình xử lý công việc. Bên cạnh đó, khi áp dụng chương trình này, các văn bản, báo cáo… hầu hết được thực hiện trên máy vi tính nên tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm cho cơ quan. Sáng kiến đã đạt giải Khuyến khích Giải thưởng đoàn kết sáng tạo lần thứ I, năm 2020 do UBMTTQVN tỉnh tổ chức.

Bên cạnh đó, UBND phường 1, đặc biệt là Bộ phận một cửa phường còn tích cực thực hiện công tác CCHC với các mô hình dân vận khéo hay. Điển hình như các mô hình “Tham mưu tốt, phục vụ giỏi”, “2 không, 3 có” (không để người dân đi lại nhiều lần, không để hồ sơ tồn đọng, có trách nhiệm, có nụ cười, có lời cảm ơn)… “Các mô hình này đã giúp công tác CCHC đi vào thực chất, khơi dậy tinh thần trách nhiệm của công chức Bộ phận một cửa để đáp ứng nhu cầu làm thủ tục hành chính của người dân”, bà Trần Thị Kim Loan, Chủ tịch UBND phường 1 nhận xét.

Bài, ảnh: THI PHONG